Política de tratamiento y protección de datos personales

1. Responsable y datos de contacto

El responsable del tratamiento es PREMIUM CLASS TRANSPORTE ESPECIAL S.A.S., empresa de transporte terrestre automotor especial de pasajeros.

• NIT: 900.797.948-1.
• Domicilio principal: Carrera 5 No. 64-65, Ibagué, Tolima, Colombia.
• Sucursal Bogotá: Calle 98 No. 70-91, oficina 513, Bogotá D. C.
• Correo corporativo para consultas y reclamos: comercial@premiumclass.com.co.
• Teléfono: 3133572875.
• Horario de atención: lunes a viernes, de 7:30 a. m. a 5:00 p. m.
• Sitio web: www.premiumclass.com.co.

HSEQ es el área responsable de gestionar las consultas y reclamos sobre datos personales. Las solicitudes se reciben por los canales corporativos indicados. Su traslado interno no reinicia los términos legales de respuesta.

2. Alcance de la política

Esta política comprende la recolección, registro, almacenamiento, uso, consulta, circulación, transmisión, transferencia, conservación y eliminación de datos personales en archivos físicos y digitales de Premium Class.

Aplica a la información de clientes, usuarios, pasajeros, contactos de empresas contratantes, conductores, aspirantes, trabajadores, proveedores, contratistas, visitantes y personas que interactúan con nuestros canales digitales. Cuando se mencionan empresas, se incluyen los datos de las personas naturales relacionadas con ellas.

Quienes traten información por cuenta de Premium Class deben cumplir esta política dentro de sus funciones y contratos. Cuando actuemos como encargados de un cliente, atenderemos sus instrucciones lícitas y las obligaciones correspondientes a ese rol.

3. Principios y fundamento del tratamiento

Tratamos los datos para finalidades legítimas e informadas, con autorización cuando sea exigible y con acceso limitado a personas legitimadas. Procuramos que la información sea exacta, actualizada y suficiente; aplicamos medidas de seguridad y mantenemos su confidencialidad incluso después de terminar una relación laboral, contractual o comercial.

Limitamos la recolección a lo necesario y la conservación al tiempo justificado. El titular puede conocer la existencia y el uso de sus datos. Que una información esté disponible en internet no la convierte automáticamente en dato público.

La política se rige por los artículos 15 y 20 de la Constitución, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio. Se aplicarán los regímenes especiales, incluida la Ley 1266 de 2008, cuando corresponda, así como las reglas pertinentes sobre mensajes de datos y protección al consumidor.

4. Información que podemos tratar

Según la relación con cada persona y la necesidad del proceso, podemos tratar:

• Identificación y contacto: nombres, documento de identidad, firma, dirección, teléfono, correo y, cuando sea necesario, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil, fotografía o contacto de emergencia.
• Información contractual y comercial: cotizaciones, reservas, órdenes e historial de servicios, datos de la empresa contratante, condiciones comerciales, facturación, información tributaria y registros de atención y PQRS.
• Información financiera: pagos, cuentas y certificaciones bancarias, devoluciones y cartera. La información de tarjetas solo podrá almacenarse cuando lo permitan las condiciones legales y del proveedor de pagos, bajo las medidas de seguridad correspondientes.
• Información laboral y de contratación: hojas de vida, estudios, experiencia, certificaciones, afiliaciones, nómina, evaluaciones, registros disciplinarios, formación, licencias de conducción y documentación necesaria para el vínculo.
• Información operativa: pasajeros, origen, destino, horarios, rutas, asignación de vehículos y conductores, logística y registros de acceso a instalaciones cuando proceda.
• Ubicación: geolocalización de vehículos o dispositivos utilizados en el servicio, cuando sea necesaria para la operación y la seguridad.
• Información digital: mensajes, documentos, imágenes, ubicaciones compartidas y datos generados mediante formularios, correo, mensajería empresarial, plataformas, aplicaciones o perfiles corporativos.

La inclusión de una categoría no autoriza su recolección indiscriminada. Cada tratamiento requiere una finalidad, una necesidad y la autorización o excepción legal correspondiente. Una fotografía identificable es un dato personal; su uso para reconocimiento biométrico exige protección reforzada.

5. Para qué utilizamos los datos

Clientes, usuarios y pasajeros. Para cotizar, gestionar reservas, programar y coordinar servicios, asignar vehículos y conductores, confirmar instrucciones, atender solicitudes y PQRS, facturar, recaudar, gestionar cartera, emitir soportes, evaluar satisfacción y mejorar la calidad del servicio.

Contactos de empresas contratantes. Para administrar contratos, convenios y órdenes de servicio, coordinar rutas empresariales, elaborar informes operativos, atender auditorías de clientes y cumplir obligaciones regulatorias.

Proveedores y contratistas. Para evaluar y seleccionar proveedores, contratar, gestionar documentos y pagos, cumplir obligaciones tributarias, controlar accesos y evaluar el desempeño contractual.

Aspirantes, trabajadores y conductores. Para selección, vinculación y administración del vínculo, salarios y prestaciones, formación, evaluaciones y cumplimiento laboral, de seguridad social, de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad vial.

Seguridad y cumplimiento. Para proteger personas y bienes, controlar accesos, prevenir fraude, atender emergencias e investigar eventos, cumplir el Plan Estratégico de Seguridad Vial, atender autoridades y obligaciones legales, judiciales, administrativas, tributarias y regulatorias, y gestionar auditorías y el Sistema Integrado de Gestión.

Comunicaciones comerciales. El envío de publicidad, campañas, novedades o eventos requiere la autorización que corresponda, diferenciada de las comunicaciones necesarias para prestar el servicio. Puedes retirar esa autorización por nuestros canales de atención. Negarte a recibir publicidad no impide acceder al servicio contratado.

Los listados de pasajeros y contactos recibidos de empresas contratantes se utilizarán dentro de las finalidades legítimamente informadas. No se emplearán para publicidad propia sin la habilitación correspondiente.

6. Recolección y autorización

Podemos recibir información por atención presencial, contratos y formularios físicos, sitio web, formularios electrónicos, correo corporativo, WhatsApp Business, llamadas, plataformas de operación, aplicaciones móviles y redes sociales oficiales. También por autoridades, registros públicos o terceros cuando exista habilitación legal.

Al recolectar datos informaremos el tratamiento, sus finalidades, los derechos del titular y los contactos del responsable. Cuando sea exigible, solicitaremos autorización previa, expresa e informada por mecanismos escritos, orales o conductas inequívocas que permitan conservar prueba.

El silencio, la simple navegación en la web o el uso de un canal de atención no constituyen por sí solos una autorización general. Un contrato o la entrega espontánea de información tampoco sustituyen automáticamente el consentimiento exigible. Las excepciones legales se verificarán y documentarán.

Si se habilitan videovigilancia o grabación de llamadas, se informará antes de captar los datos y se definirán finalidad, acceso y conservación. Estas herramientas requieren validación previa; su mención en la política no significa que estén activas en todos los vehículos, oficinas o canales.

7. Datos sensibles y de menores de edad

Los datos sensibles incluyen información de salud, biometría y otros datos que afectan la intimidad o pueden generar discriminación. No estás obligado a suministrar datos sensibles, salvo los supuestos expresamente previstos por la ley. Antes de recolectarlos, informaremos cuáles son, para qué se requieren y su carácter facultativo; obtendremos consentimiento expreso cuando corresponda y aplicaremos medidas reforzadas.

Evitaremos exigir información de salud o biometría innecesaria. En materia ocupacional, accederemos únicamente a conceptos y recomendaciones que legalmente nos correspondan; las historias clínicas conservarán su custodia reservada.

Los datos de niños, niñas y adolescentes tienen protección especial. Su tratamiento debe respetar el interés superior y sus derechos fundamentales. Cuando proceda, se obtendrá autorización del representante legal, escuchando al menor según su madurez y capacidad de comprensión.

En servicios con menores, la información se limitará a lo necesario para identificación, coordinación, entrega y seguridad. Listados, rutas, ubicaciones y contactos tendrán acceso restringido. No se divulgarán en grupos abiertos ni se reutilizarán para publicidad incompatible con su protección. Las imágenes promocionales, biometría, salud y seguimiento individual requieren una evaluación específica.

8. Herramientas tecnológicas y geolocalización

Podemos utilizar sistemas de programación, gestión documental, facturación, administración de clientes, proveedores y talento humano, correo, mensajería empresarial y aplicaciones relacionadas con el servicio. Antes de habilitarlos se revisarán sus finalidades, datos, proveedor, almacenamiento, accesos y conservación.

La geolocalización se limitará a monitoreo operativo, control de rutas, emergencias, seguridad y seguimiento contractual. Se restringirá el acceso y se evitará el seguimiento ajeno a esas finalidades.

Las herramientas de inteligencia artificial y automatización, cuando se autoricen, servirán de apoyo para atención, clasificación de solicitudes, documentos y análisis. Premium Class mantiene su responsabilidad sobre el tratamiento. No se cargarán bases completas, datos sensibles ni información de menores en herramientas no autorizadas. Se revisarán las condiciones de conservación y uso para entrenamiento.

Las decisiones que puedan afectar derechos no se delegarán exclusivamente a respuestas automatizadas sin revisión y posibilidad de atención humana. La incorporación de tecnología no autoriza flujos internacionales de datos.

9. Comunicación de datos y terceros

Solo comunicaremos los datos necesarios para finalidades informadas y con autorización o fundamento legal aplicable. Un encargado trata información por cuenta de Premium Class; otro responsable decide sobre su propio tratamiento. Verificaremos el rol real de cada destinatario.

Los proveedores que actúen como encargados deberán cumplir instrucciones, límites de acceso y finalidad, obligaciones de seguridad y confidencialidad, asistencia para atender derechos y reglas de devolución o supresión. También se evaluarán su ubicación, subcontratación e idoneidad.

Esta política no autoriza transmisiones ni transferencias internacionales de datos personales. La restricción incluye alojamiento o acceso desde el exterior. La aprobación de canales digitales no constituye una excepción. Se verificará la ubicación del tratamiento antes de habilitar herramientas y proveedores; cualquier cambio futuro requerirá la decisión institucional y revisión jurídica correspondientes.

Las solicitudes de autoridades se verificarán en cuanto a competencia y alcance. La entrega será proporcional y se conservará evidencia de la comunicación.

10. Seguridad y confidencialidad

Aplicaremos medidas humanas, físicas, técnicas y administrativas proporcionales a la información y a sus riesgos, para prevenir pérdida, alteración, consulta, divulgación o uso no autorizado. Estas comprenden controles de acceso, permisos según función, protección de equipos, respaldos y compromisos de confidencialidad, según corresponda.

Las personas autorizadas deberán guardar reserva durante y después de su vínculo. El acceso se limitará a lo necesario y se revisará cuando cambien o terminen sus funciones. No se enviarán datos reservados a cuentas o grupos personales sin un canal y habilitación aprobados.

11. Conservación y vigencia de las bases de datos

Las bases de datos y archivos conservarán vigencia durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. No se mantendrá información identificable indefinidamente por una referencia genérica a archivo histórico.

• Aspirantes: durante el proceso de selección y, si corresponde, la permanencia en una bolsa de empleo autorizada.
• Trabajadores y conductores: durante el vínculo y los periodos exigidos para obligaciones laborales, seguridad social y defensa de derechos, con tratamiento diferenciado de información reservada.
• Clientes, pasajeros, proveedores y contratistas: durante la relación y mientras deban cumplirse obligaciones o atenderse controversias que justifiquen su conservación.
• Facturación y contabilidad: durante los plazos comerciales, contables y tributarios aplicables.
• Consultas, reclamos y autorizaciones: durante su trámite, el tratamiento que amparan y la conservación necesaria para acreditar el cumplimiento de obligaciones.
• Ubicación, registros operativos, mensajes y eventuales grabaciones: por el periodo proporcional a la finalidad, sin perjuicio de un deber específico de preservación.

Los plazos se documentarán por categoría y proceso, incluyendo archivos físicos, sistemas, proveedores y respaldos. Si existe litigio, investigación o deber de preservación, se limitará el uso a lo necesario. Cuando termine la necesidad y no exista obligación de conservar, se realizará supresión segura o anonimización efectiva.

12. Derechos de los titulares

Puedes ejercer los siguientes derechos en los términos de la ley:

• Conocer y acceder gratuitamente a tus datos personales.
• Actualizar y rectificar información incompleta, inexacta o que induzca a error.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo excepción legal.
• Ser informado sobre el uso de tus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión y revocar la autorización cuando proceda.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento de la consulta o reclamo ante el responsable o encargado.

Si una obligación legal o contractual impide eliminar determinados datos, explicaremos cuáles deben conservarse y la razón. Esa conservación no habilita usos publicitarios adicionales.

13. Cómo presentar una consulta o reclamo

Escribe a comercial@premiumclass.com.co o presenta tu solicitud por los canales corporativos de la sección 1. HSEQ gestionará su trámite. Puedes actuar como titular o a través de representante, apoderado u otra persona legitimada por la ley.

Indica tu nombre e identificación, describe lo solicitado, proporciona una dirección física o electrónica para recibir respuesta y adjunta los soportes pertinentes, si son necesarios. Verificaremos identidad y representación mediante medios proporcionales. No se exige un formato exclusivo.

Consultas. Responderemos dentro de 10 días hábiles desde la recepción. Si se requiere prórroga, antes del vencimiento informaremos la causa y la nueva fecha, sin exceder 5 días hábiles adicionales.

Reclamos. La corrección, actualización, supresión, revocatoria o denuncia de incumplimiento se resolverá dentro de 15 días hábiles desde el día siguiente a la recepción. Una prórroga motivada y comunicada oportunamente no excederá 8 días hábiles adicionales.

Si el reclamo está incompleto, solicitaremos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes a recibirlo. Tras 2 meses desde el requerimiento sin aportar lo solicitado, se entenderá desistido. Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará e informará al interesado en máximo 2 días hábiles. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base la anotación «reclamo en trámite» y su motivo en máximo 2 días hábiles, hasta resolverlo.

La respuesta explicará las medidas adoptadas o las razones de una negativa. Se protegerá la información de terceros y se conservará evidencia del trámite y envío.

14. Cookies y tecnologías del sitio web

Antes de activar estas tecnologías se identificarán proveedor, finalidad, duración y datos tratados. Se distinguirán las funciones necesarias para operar y proteger el sitio de las preferencias, analítica y publicidad.

Cuando una tecnología trate datos personales y requiera autorización, se informará y solicitará antes de activarla. Los usos opcionales deberán poder aceptarse o rechazarse y la elección podrá modificarse. La simple navegación no equivale a consentimiento general.

La información específica de las tecnologías efectivamente utilizadas se pondrá a disposición en un aviso o política de cookies accesible desde el sitio. La configuración del navegador complementa los controles que correspondan. La mención de cookies en esta política no supone que todas esas categorías estén implementadas.

15. Vigencia y modificaciones

Esta versión 8 de la política POGE004 tiene fecha de entrada en vigencia el 4 de octubre de 2026, conforme al control documental institucional.

Las modificaciones sustanciales se comunicarán oportunamente a los titulares antes de implementarlas. Si cambian las finalidades y se requiere una nueva autorización, se solicitará previamente. La publicación de una actualización no sustituye el consentimiento exigible.

Premium Class mantendrá disponible la política para su consulta y actuará con respeto por la dignidad, la privacidad y la autonomía de las personas, evitando usos discriminatorios, abusivos o incompatibles con las finalidades informadas.